Planeación Estratégica

La planeación estratégica no solo lo utilizan las empresas para trazar su camino rumbo al cumplimiento de sus objetivos, también nosotros, desde que nos comenzamos a tener uso de razón, utilizamos estrategias que nos ayudarán a facilitarnos el camino al éxito.

Seguramente a lo largo de cualquier carrera cursada, especialmente en las que tienen un enfoque administrativo, hemos escuchado en por lo menos cuatro de seis u ocho semestres los principios de planeación estratégica. En muchos de los proyectos escolares se dedicaba tiempo en la declaración de la misión, la visión y los valores de una empresa una y otra vez. En ocasiones nos explicaron la definición y la importancia de cada una de ellas y, para muchos de nosotros, se ha convertido en la principal herramienta de trabajo.

Partiendo de los principios de la planeación estratégica, Hoshin Kanri es una herramienta que se encuentra dentro del kit de herramientas de LEAN y que su uso principal es para el enfoque adecuado de los esfuerzos de las compañías al momento de declarar sus proyectos y así cumplir con los objetivos estratégicos que se fueron declarados en la visión.

Pero comencemos por el principio, Hoshin Kanri viene de dos palabras japonesas que son “Hoshin” que puede traducirse como Brujula y “Kanri” como administración o control. Lo que al unir las palabras podríamos interpretar como la brujula que marca la dirección de la administración.

Esta herramienta LEAN, como lo mencionamos al principio, se basa en la visión de la empresa, pero ¿por qué basarnos en la visión? La Visión es una declaración del estado futuro posible y deseable para la organización por lo tanto responde a la pregunta: ¿En qué nos queremos convertir? Y se considera como el primer paso en la planeación estratégica.

La visión debe de marcar el camino hacia donde se dirige la organización. Marca la meta del cómo vemos a nuestra empresa o a nosotros mismos a largo plazo. Tomando un ejemplo no enfocado las empresas, la visión personal de cualquier persona puede ser: “Convertirse en el profesionista con mejor prestigio en el departamento de… antes del 2020”

La visión debe de ser algo que nos motive a lograrlo. Debemos de visualizarla y de ser posible dibujarla y mantenerla a la vista para que todos los días la veamos y hagamos un poco para lograrla. En la conferencia Dibuja tu futuro (Draw your future) de Patti Dobrowolski en el foro TEDx Rainier, habla de la importancia de dibujar tu sueño o tu visión para poder tomar cartas en el asunto y poder lograrla. En esta conferencia, ella menciona que lo que hay entre tu situación actual y ese dibujo existen tres pasos importantes y secuenciales: observar tu sueño, creer que es posible y actuar para conseguirlo.

Pero antes, analizaremos un poco el proceso de planeación estratégica:

El primer paso es la etapa de definición de estrategia, aquí es donde hacemos la declaración de la misión, la visión y los valores de la compañía. Todo esto se hace con la finalidad de saber en dónde estamos, hacia donde nos queremos dirigir y qué tenemos para lograrlo. Posteriormente entramos a la etapa de planeación estratégica. Aquí analizamos todas las variables que implica llegar a la meta. Analizamos los factores internos como el qué somos, en qué somos buenos, en qué somos malos, que áreas de oportunidad tenemos, que nos gusta, qué no nos gusta etc. Y los factores externos como el: dónde estoy, qué me afecta de los demás, leyes locales etc.

Conociendo esto, podemos tomar los puntos buenos y contrarestar los malos o en su defecto saber qué necesitamos para poder evitar el fracaso y estar un poco más cerca del éxito… exacto, adivinaste desde el principio, se trata de la matriz FODA.

Esta matriz nos ayudará a visualizar claramente nuestra situación actual y nos brindará información certera que nos ayudará con nuestra generación de estrategias.

Posteriormente, una vez que sabemos qué somos y qué queremos ser, sabemos como lo tenemos que hacer y qué nos hace falta para cumplirlo, no queda otra más que ejecutar todo eso planeado y poner todo nuestro esfuerzo para lograrlo, y para facilitarlo, existe esta herramienta de la que estamos hablando.

La herramienta de Hoshin Kanri es una herramienta ordena de manera secuencial o en fases la dirección de los esfuerzos para la generación de estrategias que harán volver realidad la visión (tu visión) o la de las empresas. Una vez conociéndola, analizándola, aceptándola y creyéndola, se tiene que separar en pilares principales que ayudarán a enfocar los esfuerzos, por ejemplo, si en nuestra visión vemos algo que para lograrlo necesitamos aprender algo nuevo, uno de los pilares principales tiene que ser el de educación o capacitación. Si en la visión está escrito algo que requiere adquirir un nuevo hábito entonces otro de los pilares debe de ser el de cambio de hábitos o generación de nuevos hábitos.

Después debemos considerar uno de los principios básicos de la mejora continua que es, lo que no se mide no se puede mejorar, por lo tanto, tenemos que declarar una forma de medir el progreso de cada uno de los pilares. Estas mediciones las llamaremos indicadores clave de desempeño y tienen que ser revisados de manera constante para evaluar el progreso de la estrategia y saber si las acciones tomadas están dando frutos o necesitamos cambiar de estrategia.

Posteriormente, tenemos la etapa de la definición de las estrategias para cada uno de los pilares. Si en nuestro pilar principal declaramos la formación o capacitación, aquí debería de especificar el qué vamos a estudiar y debemos de declarar el tiempo en el que lo tenemos que hacer, aquí también tenemos que indicar una forma en la que mediremos ese avance y en esta etapa asignamos un responsable para el seguimiento de la estrategia.

y para finalizar la clasificación, en la última etapa de la herramienta, encontramos todas las actividades que implica la ejecución de la estrategia y su presunto responsable de cada una de las actividades. Aquí granulamos todo. Usando el ejemplo de la estrategia de capacitación, aquí pondríamos desde la búsqueda de un curso especializado en la habilidad por aprender, las instituciones que imparten el curso, validación del temario, evaluación de costos, pago del curso, asistencia etc. Describiremos de manera granular actividad por actividad que tenemos que hacer para conseguir esa estrategia. Traduciendo esto a las empresas aquí pondríamos las tareas que se tienen que ejecutar para el cumplimiento de un proyecto que a su vez cumplirá con un pilar principal que acercará cada vez más a cumplir la visión de la empresa.

La herramienta Hoshin Kanri ayuda a alinear las estrategias para el cumplimiento de la visión y nos ayuda a motivarnos a cumplirlas. Ayuda a enfocar los esfuerzos en lo que es necesario para cumplirla ya que nos da el orden estratégico que nos ayudará a enfocarnos en la mejora y los objetivos principales, descentraliza los esfuerzos y ayuda a delegar los proyectos en las áreas especializadas o en donde realmente ocurren las cosas y sobre todo nos ayuda a aprender definir las estrategias que nos ayudarán a convertir en realidad nuestra visión.

En conclusión, la herramienta Hoshin Kanri es una de muchas herramientas de planeación estratégica que ayudarán a enfocar los esfuerzos de las personas o de las organizaciones en lo que realmente importa y nos dará en el enfoque adecuado de los esfuerzos al distribuir las tareas en cada uno de los pilares estratégicos, nos dará visibilidad de los avances por estrategia y facilitará a la alta dirección saber de una manera oportuna en donde se encuentra el temido eslabón más débil de la organización.

León Felipe Urias Robles

Gerente de Optimización de Procesos

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